Tratamiento de datos

Política de tratamiento de datos personales

Política de tratamiento de datos personales Ley 1581 de 2012

1. Clausulas Generales

Con el propósito de cumplir con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, inmuebli SAS con NIT: xxxxxx.xx, sitio web: https://www.inmuebli.io, número telefónico: 333 033 3280 y correo electrónico: info@inmuebli.io, asume la responsabilidad del manejo de la base de datos que alberga información personal de sus titulares. La empresa se compromete a garantizar la correcta recolección, tratamiento, conservación y estricta confidencialidad de dicha información, velando por la protección de los derechos de los titulares.

Considerando lo anterior, inmuebli SAS presenta los términos y condiciones relativos al tratamiento y administración de datos personales, así como los procedimientos establecidos para que los titulares ejerzan los derechos establecidos en las leyes de protección de datos personales.

En la actualidad, la empresa cuenta con una plataforma propia para la captura y almacenamiento de información suministrada personalmente por los titulares. Los datos personales registrados en la respectiva base de datos cuentan con medidas de seguridad y políticas de acceso exclusivas para el personal autorizado y capacitado. Además, se implementan procedimientos internos de seguridad de la información, así como protocolos de acceso y administración de la base de datos para prevenir la vulneración de la información almacenada.

Esta Política establece los términos, condiciones y objetivos bajo los cuales inmuebli SAS realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y tratamiento de los datos de los titulares. Al aceptar los Términos y Condiciones de inmuebli SAS conocidos en formularios y actualización de datos, los Empleados, Clientes, Proveedores y los Visitantes expresan su aceptación expresa de esta Política y otorgan una autorización expresa para la utilización de sus datos conforme a lo aquí expuesto. Los trabajadores de inmuebli SAS, al vincularse mediante contrato laboral, aceptan expresamente la presente Política y autorizan el tratamiento de sus datos personales. De manera similar, los proveedores de bienes y servicios otorgan autorización al suscribir el respectivo contrato de prestación de servicios. En el caso de los clientes, se solicita la suscripción de una autorización expresa para el tratamiento de datos en el momento necesario.

Estos términos y condiciones son aplicables a cualquier registro de datos personales realizado para la vinculación a productos, servicios o beneficios de inmuebli SAS así como para la vinculación laboral o por prestación de servicios. Los titulares de la información registran o entregan su información de manera libre y voluntaria, reconociendo haber leído y aceptado expresamente los términos aquí establecidos.

2. Definiciones

Con el propósito de aplicar las reglas establecidas en esta política y conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012se presentan las siguientes interpretaciones:

Aviso de privacidad: Comunicación, ya sea oral o escrita, generada por el Responsable y dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales. Este aviso informa sobre la existencia de las políticas de Tratamiento de información aplicables, la manera de acceder a ellas y los objetivos del tratamiento previsto para los datos personales.
Dato público: Información que no posee carácter semiprivado, privado o sensible. Incluye datos relacionados con el estado civil, la profesión u oficio, así como la condición de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden encontrarse en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sujetas a reserva.
Datos sensibles: Información que afecta la privacidad del Titular o cuyo uso inadecuado puede resultar en discriminación. Incluye datos que revelan origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación a sindicatos u organizaciones sociales, derechos humanos o promoción de intereses partidistas. También abarca datos relacionados con la salud, la vida sexual y la información biométrica.
Transferencia: Acto en el cual el Responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, establecido en Colombia, transfiere información o datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y puede encontrarse dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tiene como objetivo la realización de un Tratamiento por parte del Encargado en nombre del Responsable.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que está sujeto a Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, ya sea pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales en nombre del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. En el caso de inmuebli SAS, se considera titular de la información a los asociados y/o clientes, trabajadores y proveedores.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Almacenamiento de Datos Personales

inmuebli SAS obtendrá los datos necesarios para prestar servicios, adquirir productos y para la vinculación laboral. En algunos casos, podría requerir información adicional y delicada, la cual será proporcionada de manera voluntaria y opcional por parte de los titulares de la información.

Se notifica a los titulares de la información que una vez que suministren sus datos personales de forma voluntaria y libre durante su vinculación y posteriormente en cada actualización, estos se almacenarán en la base de datos correspondiente, según el servicio, producto adquirido o relación laboral y prestación de servicios. Además, en su expediente físico se conservará un documento respaldado con su firma que contiene los datos recopilados.

Las bases de datos se encuentran almacenadas tanto en archivos físicos como en servidores de alta capacidad, ubicados en centros de datos que cumplen con políticas de seguridad de acuerdo a normas internacionales y mejores prácticas respaldadas por organismos competentes. Igualmente, se han establecido roles y políticas de acceso para el personal y supervisores, respaldados por sistemas de vigilancia y seguridad competentes que garantizan la adecuada protección de la información.

4. Tratamiento y Finalidad de los Datos Solicitados

La información proporcionada por los titulares de la información de inmuebli SAS se recolecta, almacena, utiliza y comparte con algunas áreas de la Compañía y con entidades a las que se requieran transferir los datos para darle el tratamiento de acuerdo a los fines autorizados por el titular. Esto se hace con la intención de prestar de manera adecuada los servicios y/o productos ofrecidos.

La información requerida se recolecta con las siguientes finalidades:

Llevar a cabo la gestión de nómina, controlar el horario de los trabajadores, planear y coordinar la formación de personal, realizar gestión del personal y del trabajo temporal, así como ajustarse a lo establecido en las normas nacionales sobre prestaciones sociales y prevención de riesgos laborales, promocionar y gestionar el empleo y liderar la promoción y selección de personal.
Desarrollar relaciones financieras y de seguros con nuestros asociados y/o clientes.
Evaluar la prestación del servicio mediante la aplicación de encuestas de opinión, realizar prospección comercial y generación de publicidad propia.
Realizar segmentación de mercados para conocer las necesidades de nuestros clientes y prospectos, que permita fidelizar.
Adelantar todo el tratamiento económico y contable en el que se involucre la gestión administrativa, de asociados, de cobros y pagos, de facturación y de proveedores.
Transferirlos a terceros con quienes ejecute o pretenda ejecutar una actividad comercial.
Para todas las actividades relacionadas con publicidad y mercadeo, ofertas, promociones e invitaciones a eventos y ferias presenciales o virtuales.
Para fines de análisis, estadística, estudios históricos, entre otros.
Los datos personales de los usuarios serán recabados por www.fincaraiz.com.co con fines de funcionamiento del mismo sitio, tales como: el registro y validación de usuarios; permitir el acceso y salida de los usuarios de sus cuentas; administrar las cuentas de los usuarios; facturación; permitir la consulta de la información alojada en www.fincaraiz.com.co; permitir pautar piezas o información publicitaria; permitir la reproducción y comunicación pública de información y obras; enviar información comercial relacionada con el portal, etc. Igualmente, los datos recabados por www.fincaraiz.com.co tendrán como objeto la vinculación entre clientes y la información que voluntariamente cada uno haya entregado o ingresado en las plataformas de www.fincaraiz.com.co. Los clientes vinculados podrán ser personas naturales o jurídicas, civiles o comerciales, de acuerdo a los servicios utilizados por cada cliente y que son ofrecidos por www.fincaraiz.com.co.
Los usuarios que consulten en el portal web, móvil y/o aplicaciones (Android e IOS) y registren sus datos personales podrán recibir en su correo electrónico, dirección de correspondencia, o teléfono móvil actualizaciones o información comercial relacionada con www.fincaraiz.com.co (provenientes de inmuebli SAS., sus empresas filiales o matrices o terceros con quienes inmuebli SAS. haya suscrito acuerdos de difusión comercial); concretamente, anuncios de productos o servicios caracterizados para cada cliente, promociones, activaciones, ofertas, lanzamientos, novedades y/o alianzas comerciales. www.fincaraiz.com.co utiliza en el funcionamiento de sus sitios cookies, aplicaciones y funcionalidades de distinto tipo para personalizar la experiencia de los usuarios, identificando sus preferencias y búsquedas. En algunos casos, estas aplicaciones se descargarán automáticamente en los dispositivos desde los que accedan los usuarios; quienes tendrán la libertad de borrarlas en cualquier momento.
Sumado a lo anterior, inmuebli SAS podrá captar información adicional que considere necesaria para el desarrollo de su actividad económica conforme a lo establecido por la Supersolidaria. Además, constantemente documentará y/o actualizará la información de los titulares de la información, de conformidad con lo establecido por las normas relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Antes de realizar una recolección o captura de datos la Compañía le dará a conocer a la persona la información requerida para el servicio o producto solicitado, si la persona decide suministrar esta información, estará aceptando que sus datos podrán ser utilizados para los fines que inmuebli SAS le haya comunicado para la finalidad específica. Para hacer efectiva esta autorización, a partir de la fecha de actualización de esta política, inmuebli SAS contará con la autorización de los titulares de la información para el tratamiento de sus datos personales, a continuación, inmuebli SAS da a conocer los aspectos relacionados con la obtención de dicha autorización:

Autorización: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de inmuebli SAS requieren del consentimiento libre, del titular de los mismos. Por lo cual inmuebli SAS en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Soporte de la autorización: inmuebli SAS adoptará las medidas necesarias para mantener registros de las autorizaciones para el tratamiento de datos personales por parte de los titulares de la información.

inmuebli SAS pondrá a disposición de los titulares de la información, la política de privacidad y de tratamiento de datos personales en la página web de la Compañía www.fincaraiz.com.co.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, y bajo las condiciones que indica la ley.

5. Derechos de los titulares de la información

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de la información tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a inmuebli SAS en su condición de Responsable y Encargados del Tratamiento; este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Revocar la autorización en el momento que lo desee.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a inmuebli SAS en su condición de Responsable y Encargados del Tratamiento; de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por inmuebli SAS previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
En sentencia C-748 de 2011, la Corte Constitucional declara que el Titular podrá ejercer su derecho de revocatoria o supresión libremente y en cualquier momento, sin que sea necesario un incumplimiento previo por parte del Responsable, siempre que el Titular no esté legal o contractualmente obligado a que sus datos permanezcan en poder de ese Responsable. En ese sentido, expresa la Corte “el individuo también es libre de decidir cuáles informaciones desea que continúen y cuáles deben ser excluidas de una fuente de información siempre y cuando no exista un mandato legal que le imponga tal deber, o cuando exista alguna obligación contractual entre la persona y el controlador de datos, que haga necesaria la permanencia del dato. Así lo establece el Artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, según el cual "Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presen¬tación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012".
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Atención de peticiones, consultas y reclamos

Los titulares de la información podrán realizar las peticiones, consultas, quejas, reclamos, por los siguientes medios:

Correo electrónico: Se pueden comunicar mediante el correo electrónico: info@inmuebli.io. Toda solicitud, para ser tramitada, deberá presentarse por el titular de la información o por su representante legal, el cual deberá comprobar su identidad, inmuebli SAS responderá todas las peticiones, consultas y reclamos de acuerdo con los términos establecidos por la ley.

Procedimiento de los titulares para actualizar la autorización de información personal.

Los titulares de la información de manera gratuita podrán solicitarle a inmuebli SAS como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice y los rectifique. Además podrá incluir nuevos datos, suprimirlos o excluirlos de la base de datos, pero en todo caso se debe acreditar la identidad del titular de los datos.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por: El titular o sus causahabientes, previa verificación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que permitan la identificación. Su representante, siempre y cuando se pueda comprobar el vínculo de la representación (poder autenticado por notaría).

Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta al titular de los datos y no sea posible comprobar que la misma actúa en representación de aquél, se tomará por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por inmuebli SAS mencionados en el numeral 6 de la presente política y además deben contener, la siguiente información: Identificación del titular. Los documentos que acrediten su identidad. La dirección o medio en el que el titular quiere que se le notifique la respuesta Los documentos que se quiera hacer valer como prueba

La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, que le permiten tener el poder de decisión y control sobre su información personal y, el derecho a la protección de la misma, por lo cual es deber de inmuebli SAS cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la ley, por lo tanto, da a conocer los siguientes derechos de los titulares de la información: Derecho de acceso o conocimiento de la información: El poder de disposición o decisión que tiene el titular de los datos sobre su información, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer todo lo relacionado con su información personal, de esta manera, inmuebli SAS garantiza al titular su derecho de acceso mediante las siguientes opciones: Si el titular de los datos lo solicita podrá tener acceso a sus datos personales. inmuebli SAS le facilitará al titular de los datos, información sobre el tipo de datos personales tratados, todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento. Además resolverá todas las inquietudes que éste tenga y facilitará soporte que solicite de la información sobre sus datos personales.

Derecho a rectificación y actualización de datos: inmuebli SAS se encargará de rectificar y actualizar a solicitud del titular de los datos, la información que resulte ser incompleta o inexacta. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos que se realicen personalmente, el titular de los datos, debe indicar las correcciones a realizar y presentar la documentación que soporta su petición. inmuebli SAS podrá habilitar mecanismos que faciliten el desarrollo de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular de los datos. Por lo cual, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. inmuebli SAS utilizará los servicios de atención a los titulares de la información mencionados en el numeral 6, sin embargo, el tiempo de respuesta deberá estar de acuerdo con los plazos que la ley determina. inmuebli SAS informará a través de la página web www.fincaraiz.com.co, la implementación de nuevas herramientas para el desarrollo de los derechos de los titulares de la información o modifique las existentes.

Derecho de supresión de datos y revocatoria de la autorización: Los titulares de la información tienen el derecho de solicitar a inmuebli SAS la supresión de datos y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012 el cual establece lo siguiente: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a inmuebli SAS como Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o de la respuesta o aclaración del titular cuando se le requiera información necesaria para proceder con la reclamación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares de la información podrán solicitar la supresión de información en los siguientes casos: Cuando considere que los datos que suministró no están siendo tratados conforme a la Ley 1581 de 2012. Cuando los datos suministrados hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados. Cuando la persona haya perdido su calidad de asociado de inmuebli SAS y no requiera que la Compañía continúe con su información personal, la cual suministró cuando se vinculó a la Compañía, siempre y cuando hayan transcurrido 10 años desde su desvinculación. Por su sola voluntad cuando los datos no sean necesarios para ejecutar la relación comercial que tenga el titular con inmuebli SAS.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular de los datos, siempre y cuando no se incumpla con los requisitos requeridos en los reglamentos internos y el Estatuto de inmuebli SAS. En caso de que inmuebli SAS decida la supresión de la información ésta se eliminará, de tal manera que no se permita su recuperación. inmuebli SAS no ejercerá el derecho a la supresión de datos cuando: El titular de la información tenga una obligación financiera en calidad de deudor, codeudor o tercero vigente con inmuebli SAS. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. Cuando sean necesarios para la ejecución de las obligaciones adquiridas entre el titular de los datos y inmuebli SAS por la naturaleza de su relación comercial.

8. Obligaciones inmuebli manejo de datos personales

Los datos personales son propiedad de los titulares de esta información, por lo tanto, sólo ellos pueden decidir sobre los mismos, teniendo en cuenta lo anterior, inmuebli SAS hará uso de ellos sólo en aquellas finalidades para las que se encuentra facultado y acatando la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 inmuebli SAS se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema.

9. Transferencia de datos personales

El titular de los datos, con la aceptación de la Política de Privacidad, declara conocer que inmuebli SAS puede suministrar datos de su información personal a las empresas con las cuales establece vínculos comerciales para garantizar el mejoramiento de los servicios, y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Los datos podrán ser igualmente transferidos a título oneroso como parte de la actividad comercial desempeñada por inmuebli SAS;

10. Vigencia Autorizaction Tratamiento Datos Personales

La autorización para el tratamiento de datos personales tendrá una vigencia igual a la duración del vínculo o de la relación comercial y en todo caso, hasta que no se solicite la supresión de los datos por parte del titular, salvo en aquellos casos en los que exista una obligación legal que imponga un tiempo de conservación superior o de hasta 10 años.